¿Cómo elegir una Administración de Fincas?

Cómo elegir un presupuesto de administración de fincas para nuestra comunidad de vecinos

A la hora de evaluar un presupuesto para la administración de nuestra comunidad de propietarios, surgen dos preguntas fundamentales: ¿Debemos escoger al administrador por recomendación, o más bien por los servicios que ofrece? En este artículo vamos a desglosar ambos criterios, presentar qué elementos técnicos conviene analizar y dar orientación práctica para que la decisión sea lo más ajustada posible a las necesidades de la comunidad. Hablamos en plural porque, en efecto, la comunidad somos todos y queremos tomar decisiones compartidas y bien informadas.

Qué debe incluir un presupuesto de administración

Cuando recibimos un presupuesto de administración de finca, es importante que contemple una serie de partidas mínimas y claras. Entre ellas destacan:

Se ofrece una descripción detallada de los servicios incluidos, como la gestión contable, la elaboración de presupuestos y cuentas, la convocatoria de juntas y la custodia de la documentación comunitaria. De acuerdo con la Ley de Propiedad Horizontal (LPH), el artículo 20 establece que corresponde al administrador preparar con la debida antelación el plan de gastos previsibles y someterlo a la Junta, atender la conservación y mantenimiento del edificio, así como ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras, efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.

Costes de gestión y honorarios, claramente diferenciados de los gastos que se facturan aparte (por ejemplo, gestiones extraordinarias, servicios técnicos especializados).

Servicio de atención, disponibilidad de comunicación: cuántas visitas al edificio están incluidas, cómo se tratan las urgencias, si existe un canal de atención, etc.

Con estos puntos a mano, la comunidad puede comparar ofertas entre distintos administradores o despachos con cierto criterio técnico, en lugar de basarse únicamente en el precio.

¿Importa más la recomendación o el catálogo de servicios?

Cuando se decide contratar una administración de fincas, a menudo los propietarios optan por aquella persona o entidad que alguien les ha recomendado (vecino, conocido, otra comunidad). Esto tiene ventajas: conocer de antemano la experiencia, la fiabilidad, la relación con la comunidad. Pero también tiene riesgos si no se analiza en paralelo lo que realmente se ofrece en el presupuesto.

Veamos los pros y contras de cada enfoque.

Recomendación

Ventajas:

Se conoce de antemano el modo de trabajo, plazos, facilidad de trato.

Podemos saber cómo ha resuelto esa administración situaciones reales en otra comunidad (por ejemplo, urgencias, reparaciones, conflictos entre vecinos).

Inconvenientes:

Las circunstancias de cada comunidad son distintas (tamaño del edificio, servicios comunes, instalaciones, número de propietarios). Un presupuesto o servicio que funcionó en una comunidad puede no adaptarse a la nuestra.

A veces se prioriza la simpatía o la cercanía, sin cotejar si se da la cobertura técnica adecuada o si hay transparencia plena en la documentación.

Cuando la designación del administrador proviene de la recomendación de un vecino, puede generarse una relación de dependencia o favoritismo, lo que a veces provoca que la administración actúe en función de intereses particulares y no con la equidad que requiere el conjunto de los propietarios.

Servicios que disponga la administración

Ventajas:

Permite comparar de modo objetivo entre varias entidades, ver qué incluye cada presupuesto, hacer una tabla comparativa.
Ayuda a ver si el servicio cubre aspectos clave: atención de urgencias, gestión de obras, mantenimiento, soporte técnico, comunicación con propietarios, custodia de documentos, control de morosidad.

Inconvenientes:

Puede quedarse en la teoría: muchas administraciones incluyen “todo lo necesario”, pero luego la ejecución puede no estar a la altura. Por eso la recomendación y referencias siguen siendo útiles.
Algunas partidas pueden omitirse o estar poco visibles en el presupuesto (por ejemplo, costes de desplazamiento, visitas extraordinarias, gestión de incidencias). Hay que estar atentos a los “extras”.

En definitiva: creemos que no basta solo con escoger por recomendación, pero tampoco es prudente ignorarla. Nuestra sugerencia es que la comunidad pida al menos dos o tres presupuestos detallados, con servicios similares, y a continuación solicite referencias o hable con comunidades que trabajaron con esos administradores. De este modo, se puede que “la recomendación” tenga un peso, pero condicionado a que servicios y condiciones sean adecuados.

Variables fundamentales para valorar el presupuesto

Al analizar los presupuestos, conviene fijarse en ciertas variables específicas que afectan al buen funcionamiento de la comunidad y al cumplimiento de la LPH.

Tamaño y complejidad de la comunidad

El número de viviendas o locales, los servicios comunes (ascensor, piscina, jardines, garaje, parking, trasteros), los accesos, el número de incidencias frecuentes, van a determinar el volumen de trabajo. Un presupuesto muy básico para una comunidad con muchas instalaciones puede quedarse corto. Hay que comparar “manzanas de servicios”.

Comunicación con propietarios

El servicio debe contemplar la convocatoria de juntas, envío de actas, contacto con propietarios, coordinación entre presidente y comunidad. Un buen presupuesto debe detallar frecuencia de visitas, informes periódicos, atención de consultas.

Duración del contrato y condiciones de rescisión

¿El servicio se contrata por un año o indefinidamente? ¿Con qué antelación puede la comunidad rescindirlo o cambiar de administración? Esto debe figurar en el presupuesto, para no quedar atrapados con un servicio inadecuado.

Precio y cuantía de la cuota comunitaria

El presupuesto debe ir acompañado de un cálculo estimado de la cuota por propietario, basado en los gastos previstos, cuotas de participación, fondo de reserva. La comunidad debe valorar que esas estimaciones sean realistas.

Recomendaciones para tomar la decisión

En base a lo expuesto, proponemos algunas recomendaciones prácticas:

Clarificar las necesidades de nuestra comunidad antes de solicitar presupuestos: número de viviendas y locales, servicios comunes, instalaciones especiales, estado de mantenimiento, morosidad. De esta forma pedimos presupuestos comparables.
Solicitar mínimo dos presupuestos completos y por escrito, con desglose de servicios, honorarios, condiciones de contrato.
Obtener referencias de cada administración propuesta: comunidades con las que trabaja, grado de satisfacción, casos de urgencia resueltos.
Comparar los servicios incluidos más allá del precio: qué se concreta en relación con urgencias, morosidad, obras, informes, visitas.
Analizar cláusulas de rescisión y duración del contrato: conviene que exista flexibilidad para cambiar si el servicio no se comporta como se esperaba.
Verificar la transparencia documental: que se garantice el acceso a facturas y justificantes, y que se comprometa a entregar estados contables y cuentas anuales.
Ponderar la recomendación: si una administración es muy bien valorada por otra comunidad similar, este dato puede inclinar la balanza, pero sin que lo supere todo; siempre debe cumplirse el criterio técnico.
Decidir en Junta de propietarios una vez se valoren los presupuestos, con debate y votación, aprobando el presupuesto que mejor se ajuste a las necesidades y condiciones de la comunidad.

Conclusión

Seleccionar la administración adecuada para una comunidad de propietarios es una decisión que requiere tanto análisis técnico del presupuesto como valoración cualitativa basada en la experiencia y recomendaciones anteriores. En este sentido, no conviene tomar únicamente la recomendación como criterio único, ni basarse exclusivamente en el precio o en la lista de servicios sin comprobar cómo se aplican en la práctica.

La legislación vigente sobre todo la Ley de Propiedad Horizontal— marca unas funciones mínimas que deben cumplirse en cuanto a contabilidad, conservación, administración y documentación. Que el presupuesto las incorpore y que la comunidad tenga claras sus exigencias, ayudará a que la administración de fincas funcione de forma adecuada y que los propietarios participen de manera informada y efectiva.

En definitiva, el camino que proponemos es: estudiar bien el contenido del presupuesto, contrastarlo con la realidad de la comunidad y considerar la experiencia previa de la administración, para que la decisión responda a lo que realmente necesita nuestra finca.

Este artículo tiene un propósito informativo. Tenga en cuenta que las leyes y la jurisprudencia pueden evolucionar con el tiempo, por lo que la información aquí presentada podría quedar desactualizada.

Lorenzo Calero López
Graduado en Estudios Inmobiliarios
Admón. de Fincas Colegiado

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