Auditoria de las facturas de la comunidad )))))

Auditoría contable de las facturas en la comunidad de propietarios: procesos para un control eficaz

En este artículo abordamos la auditoría contable de las facturas de la comunidad de propietarios, un tema que adquiere cada vez más importancia en los edificios sujetos al régimen de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH). Con un enfoque técnico pero explicativo, vamos a repasar qué significa en la práctica, cuándo tiene sentido llevarla a cabo, qué margen legal existe y cómo se puede implementar un sistema de control que dé respuestas a las inquietudes habituales.

1.- Régimen jurídico y singularidades de las comunidades de propietarios

Las comunidades de propietarios, reguladas por la Ley de Propiedad Horizontal, son figuras singulares: aunque no poseen personalidad jurídica mercantil propiamente dicha, sí están obligadas a rendir cuentas ante sus vecinos. De hecho, el artículo 16 de la LPH establece que la Junta de Propietarios debe reunirse al menos una vez al año para aprobar los presupuestos y las cuentas correspondientes.

El artículo 20.e) de la Ley de Propiedad Horizontal atribuye al administrador o al secretario-administrador la función de custodiar la documentación de la comunidad y mantenerla a disposición de los propietarios.

Ahora bien, conviene precisar un aspecto técnico importante: Las comunidades de propietarios, al carecer de ánimo de lucro, no están obligadas a llevar contabilidad mercantil conforme al Plan General de Contabilidad (PGC) ni a formular ni depositar cuentas anuales en el registro mercantil.

Por ello, cuando se habla de “auditoría contable” en este contexto, debe entenderse como una labor de revisión, verificación y control de los registros contables, facturas y justificantes de ingresos y gastos, así como de su coherencia con los acuerdos adoptados en Junta, más que como una auditoría financiera formal sujeta a la Ley de Auditoría de Cuentas.

2. ¿Qué entendemos por auditoría contable de facturas en una comunidad?

Cuando hablamos de auditoría contable de facturas en el ámbito de una comunidad de propietarios, nos referimos a un conjunto de actuaciones destinadas a revisar, verificar y controlar los registros económicos de la comunidad. En particular, estas tareas comprenden:

Comprobar que las facturas y recibos reflejados en la contabilidad o en el libro-registro correspondan efectivamente a servicios, obras, suministros o mantenimientos previamente acordados por la comunidad.
Corroborar que los gastos se ajusten al presupuesto aprobado por la Junta de Propietarios, o que las derramas extraordinarias y los gastos no previstos cuenten con la debida aprobación conforme al procedimiento establecido.
Verificar que las cuotas abonadas por los propietarios estén correctamente registradas como ingresos y que el saldo bancario de la comunidad coincida (o se justifique adecuadamente) con los movimientos contables.
Detectar posibles irregularidades, tales como facturación duplicada, servicios no prestados o gastos elevados sin la aprobación correspondiente.
Evaluar el sistema de control interno: acceso a la documentación, archivo y conservación de facturas, así como los procedimientos de revisión y validación.

Aunque el término “auditoría” no siempre se aplica en sentido estricto, lo esencial es que se trate de una revisión estructurada y documentada que permita a la comunidad ofrecer transparencia y confianza a sus propietarios.

3. ¿Cuándo resulta conveniente realizar esta revisión?

Existen distintos momentos en los que puede ser recomendable llevar a cabo una auditoría o revisión contable:

Durante la ejecución de obras importantes, derramas extraordinarias o cambios en los sistemas de suministro, cuando el volumen de facturación aumenta y, con ello, el margen de error o discrepancia.
Ante un cambio de administrador o presidente, para verificar la correcta gestión de ejercicios anteriores y garantizar continuidad y tranquilidad a la Junta.
Cuando surgen dudas o discrepancias, como la falta de entrega de facturas, saldos bancarios que no cuadran o cuestionamientos de propietarios. En estos casos cobra relevancia el derecho de acceso a la documentación, reconocido por la jurisprudencia.
Si los estatutos o el reglamento interno prevén la existencia de una comisión de cuentas o un órgano de control que pueda solicitar revisiones periódicas.

Ahora bien, no se trata de una obligación general o permanente. Según el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), las comunidades que se limiten a realizar las actividades propias de su naturaleza no están sujetas al Plan General de Contabilidad ni a la auditoría legal obligatoria.

En la práctica, la decisión dependerá del tamaño, complejidad y coste que suponga para la comunidad.

4. Marco legal sobre el acceso a facturas y documentación

Uno de los aspectos esenciales de estas revisiones es el derecho de los propietarios a acceder a la documentación de la comunidad: facturas, recibos, contratos y movimientos bancarios. Según la doctrina y la jurisprudencia:

El artículo 20.e) de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) dispone que el administrador debe custodiar la documentación y mantenerla a disposición de los titulares.
Este derecho no es ilimitado, sino que debe ejercerse con una finalidad concreta por ejemplo, para impugnar acuerdos o solicitar información previa a la Junta, evitando un uso genérico o de control injustificado.
Si el administrador se niega a facilitar la información, los propietarios pueden solicitarla al presidente o convocar una Junta, siempre que se cumplan los quórums previstos.

En resumen, la existencia de facturas y justificantes no excluye la necesidad de someterlos a una revisión interna cuando la comunidad lo considere oportuno.

5. Implementación práctica de una auditoría de facturas

Para que la revisión sea eficaz y no se convierta en un mero trámite formal, se recomienda estructurarla en varias fases:

Fase 1. Preparación y definición del alcance

Delimitar el periodo a revisar (por ejemplo, los últimos dos o tres ejercicios).
Acordar la realización de la revisión en Junta o mediante el órgano competente, otorgando así legitimidad al proceso.
Recopilar la documentación necesaria: libros de actas y cuentas, extractos, facturas de proveedores, contratos de mantenimiento, presupuestos aprobados, etc.
Establecer criterios de revisión: tipos de gastos críticos (obras, ascensor, climatización), umbrales económicos, frecuencia de revisión, etc.

Fase 2. Revisión contable

Verificar que cada factura cuente con respaldo documental (contrato, albarán, acuerdo en acta, etc.).
Comparar los gastos con lo presupuestado o aprobado por la Junta.
Validar que los ingresos por cuotas estén completos, sin impagos ni errores en el prorrateo por coeficientes de participación.
Revisar los saldos bancarios y su correspondencia con las facturas pagadas.
Detectar posibles duplicidades, proveedores recurrentes sin concurso o facturas sin aprobación.

Fase 3. Comunicación y conclusiones

Elaborar un informe resumido para la Junta de Propietarios, destacando tanto los aspectos correctos como las incidencias o áreas de mejora.
Proponer medidas correctoras, como digitalización del archivo de facturas, firma de control por el presidente, mayor rigor en la validación de contratos o rotación de proveedores.
Establecer un seguimiento periódico, que puede ser anual o cada cierto número de años, según la magnitud y complejidad de la comunidad.

6. Ventajas de realizar una auditoría de facturas

La revisión contable ofrece diversos beneficios en la gestión diaria de la comunidad:

Transparencia: los propietarios disponen de información clara y verificable sobre los gastos e ingresos.
Mejora del gobierno interno: refuerza los procedimientos de aprobación de gastos y la rendición de cuentas.
Reducción de riesgos de error o fraude: un control más riguroso disminuye la posibilidad de actuaciones inadecuadas.
Mejor planificación presupuestaria: conocer el detalle de los gastos reales facilita la elaboración de presupuestos más ajustados y realistas.

7. Limitaciones y consideraciones prácticas

Conviene tener presentes algunos matices:

Las comunidades no están sujetas a la normativa contable mercantil ni a la auditoría legal obligatoria, lo que condiciona la profundidad de las revisiones.
El coste de una revisión externa puede ser elevado para comunidades pequeñas, por lo que debe valorarse la proporcionalidad.
El derecho de acceso a la documentación exige una finalidad concreta y la autorización del órgano competente.
La revisión no sustituye la aprobación anual de cuentas por la Junta, sino que debe complementarla.

8. Conclusión

La auditoría contable de facturas es una herramienta eficaz para reforzar la gestión económica, garantizar transparencia y ordenar los procesos internos en la comunidad de propietarios.
Aunque estas entidades no están sujetas a las obligaciones mercantiles propias de una empresa, la rendición anual de cuentas y el derecho de los propietarios a examinar la documentación justifican plenamente la adopción de buenas prácticas de revisión.

Implementar un sistema estructurado con alcance definido, metodología y comunicación clara permite mejorar la gestión, reducir incertidumbres y fortalecer la confianza entre los propietarios.
No es un fin en sí mismo, sino un instrumento de control y transparencia que facilita el buen funcionamiento de los órganos de gobierno comunitario.

Cuestiones para reflexionar

¿Cuándo debe la comunidad decidir que es momento de realizar una auditoría o revisión contable de facturas?

¿Qué tipo de facturas o gastos deberían recibir mayor atención en esa revisión?

¿Cómo garantizar que el archivo de facturas y justificantes sea fiable y accesible para futuros controles?

¿Qué papel juegan la Junta de propietarios y el administrador (o secretario-administrador) en el proceso de revisión?

¿Qué criterios debería reunir el informe que se presente a la Junta después de la revisión?

¿Qué limitaciones legales existen para que un propietario solicite toda la documentación contable de la comunidad?

¿Cómo equilibrar el coste de la revisión con el tamaño y complejidad de la comunidad?

¿En qué casos una revisión de facturas podría desembocar en acciones correctivas o legales?

¿Cómo se puede mejorar la rendición de cuentas habitual para que la comunidad avance hacia una mayor transparencia?

¿Qué herramientas o procedimientos podrían implantarse para que la revisión de facturas y justificantes se convierta en rutina preventiva, más que en una reacción puntual?

Este artículo tiene un propósito informativo. Tenga en cuenta que las leyes y la jurisprudencia pueden evolucionar con el tiempo, por lo que la información aquí presentada podría quedar desactualizada.

Lorenzo Calero López
Graduado en Estudios Inmobiliarios
Admón. de Fincas Colegiado

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