¿Se puede poner en Acta las Opiniones por Whatsapp? |

Inclusión de Comentarios de Vecinos Ausentes en las Actas de Juntas de Vecinos: Un Análisis Detallado

En una Junta de Vecinos:

¿Se puede poner comentarios u opiniones en una junta de vecinos si un propietario no esta presente?

¿Se puede poner en la asamblea, lo que mi vecino me esta diciendo en el Whatsapp?

¿Puede el secretario administrador poner en el acta comentarios u opiniones de personas no identificadas en la Junta por mediación de un asistente?.

En una junta de propietarios se puede solicitar al secretario que incluya un escrito en el acta de otro vecino, no asistente y no representado en la asamblea insitu.

Ejemplo: Sr. Secretari@, el grupo de vecinos a través de mi whatsapp, me dicen que por favor ponga en ruegos y preguntas lo siguiente…

En el corazón de nuestras comunidades de propietarios, las juntas de vecinos se presentan como espacios esenciales para el diálogo, la toma de decisiones y la resolución de conflictos. Pero, ¿qué sucede cuando no todos pueden estar presentes físicamente? Hoy nos sumergimos en un tema poco explorado pero de gran relevancia: la posibilidad de que el secretario administrador incluya en el acta comentarios u opiniones de personas no identificadas en la junta por mediación de un asistente.

A través de este análisis, buscamos ofrecer claridad y orientación sobre cómo manejar estas situaciones, asegurando que las voces de todos los vecinos sean escuchadas, incluso en su ausencia.

Nos encontramos en un punto de inflexión en la gestión de nuestras comunidades de propietarios, donde la inclusión y la representación justa de todos los miembros es primordial. La pregunta que surge con frecuencia en este contexto es si el secretario administrador puede reflejar en las actas los comentarios o las opiniones de aquellos vecinos que no pueden asistir a las juntas, ya sea personalmente o por representación.

Ante este escenario, es importante entender que la ley de propiedad horizontal ofrece un marco legal que guía las operaciones de las comunidades de propietarios. La inclusión de comentarios de vecinos ausentes en las actas de las juntas de vecinos, por ende, debe manejarse con cuidado y consideración, asegurando que se mantenga la equidad y la transparencia en el proceso.

La solicitud para que el secretario incluya un escrito o comentario en el acta de un vecino ausente, que no está representado en la asamblea, puede surgir por diversas razones. Estas pueden ir desde la imposibilidad física de asistir hasta situaciones personales que impiden la participación activa en la junta. En estos casos, la comunicación a través de un tercero se presenta como una solución viable para garantizar que todos los puntos de vista sean considerados para este propósito la persona debe delegar en un tercero para que le represente en la Junta de Vecinos.

No obstante, es importante señalar que esta práctica debe ser ejercida con un alto grado de responsabilidad y siguiendo ciertos criterios para asegurar su correcta implementación. Para empezar, el escrito presentado por el asistente debe ser claramente atribuible a un vecino específico (Documento de representación por una tercero que asistirá a la junta en su nombre), evitando la inclusión de opiniones anónimas, no verificables, o textos extensos. Este requisito no solo garantiza la transparencia sino que también protege la integridad del proceso de toma de decisiones.

Además, es fundamental que el contenido o contribuciones constructivas estén relacionadas con los temas a tratar en la junta. La inclusión de comentarios personales, difamatorios o irrelevantes para el asunto en discusión debe ser evitada a toda costa, para mantener el respeto y la cordialidad dentro de la comunidad.

➤ Al final de este artículo, ✍️ encontraras la forma de contacto y de consultas, SIN COMPROMISO.

Otro aspecto a considerar es la notificación previa al secretario administrador sobre la intención de incluir comentarios de vecinos ausentes. Este paso permite una adecuada preparación y asegura que el asunto sea tratado de manera ordenada durante la junta, facilitando así una discusión fluida y productiva.

Por último, aunque la ley de propiedad horizontal no especifica de manera explícita este procedimiento, de inclusión de comentarios u opiniones, la práctica ha demostrado que la flexibilidad y la adaptación a las necesidades específicas de cada comunidad pueden contribuir significativamente a mejorar la comunicación y la cohesión entre los vecinos. La inclusión de los comentarios de vecinos ausentes, bajo las condiciones mencionadas, refleja un esfuerzo por parte de la administración por escuchar y considerar todas las voces, fortaleciendo así el tejido social de la comunidad.

Preguntas.

1. ¿Qué medidas se pueden tomar para asegurar la transparencia al incluir comentarios de vecinos ausentes en las actas de las juntas de vecinos?
2. ¿Cómo se verifica la autenticidad de los comentarios de vecinos ausentes antes de su inclusión en el acta de una junta de vecinos?
3. ¿Cuáles son los límites éticos y legales al incluir en las actas opiniones de vecinos no presentes en la junta?
4. ¿Cómo puede afectar la inclusión de comentarios de vecinos ausentes en el acta a la toma de decisiones en una comunidad de propietarios?
5. ¿Existe algún protocolo recomendado para solicitar la inclusión de comentarios de vecinos ausentes en las actas de las juntas?
6. ¿Qué papel juega el secretario administrador en garantizar que solo se incluyan comentarios relevantes y constructivos de vecinos ausentes?
7. ¿Cómo se manejan los desacuerdos o controversias surgidas por comentarios de vecinos ausentes incluidos en las actas?
8. ¿Puede la inclusión de comentarios de vecinos ausentes en el acta ser motivo de impugnación de las decisiones tomadas en la junta?.

Respuestas

1. Para asegurar la transparencia al incluir comentarios de vecinos ausentes, es fundamental que estos se presenten por escrito y sean verificables. Deberían ser comunicados al secretario con anticipación y mencionados durante la junta, garantizando así que todos los presentes estén informados.

2. La verificación de la autenticidad de los comentarios de vecinos ausentes se realiza mediante la solicitud de una firma digital o física en el comentario enviado. Además, el secretario puede requerir una confirmación directa, ya sea por correo electrónico o medio que se pueda acreditar, para asegurar la legitimidad de la contribución.

3. Los límites éticos y legales al incluir opiniones de vecinos no presentes se centran en evitar la inclusión de comentarios difamatorios, irrelevantes o que no contribuyan constructivamente al debate. Legalmente, se debe respetar el marco de la ley de propiedad horizontal y los estatutos de la comunidad.

4. La inclusión de comentarios de vecinos ausentes puede enriquecer la toma de decisiones, al permitir que se consideren más puntos de vista. Sin embargo, es importante gestionar esta inclusión de manera que no se sobrepase la voluntad de los presentes, manteniendo un equilibrio justo.

5. Como protocolo recomendado, se sugiere que los vecinos ausentes los representen terceras personas, claramente identificados y con antelación a la junta. Estos deben ser breves, pertinentes a los temas a tratar.

6. El papel del secretario administrador es vital para filtrar los comentarios, asegurando que solo se incluyan aquellos que sean relevantes y constructivos. Debe actuar con imparcialidad, respetando las opiniones de todos los vecinos y evitando cualquier sesgo.

7. Los desacuerdos o controversias por comentarios de vecinos ausentes deben manejarse con diálogo y buscando siempre el consenso. Si fuera necesario, se puede recurrir a una votación para decidir sobre la inclusión de ciertos comentarios o sobre las acciones a tomar en base a estos.

8. La inclusión de comentarios de vecinos ausentes en sí misma raramente sería motivo de impugnación de las decisiones tomadas, siempre que se haya seguido el procedimiento adecuado. Sin embargo, si se demuestra que dicha inclusión ha sesgado la toma de decisiones de manera significativa y en contra de los estatutos de la comunidad o la ley, podría ser motivo de revisión.

Conclusión

La posibilidad de incluir en las actas los comentarios o opiniones de vecinos ausentes representa una herramienta valiosa para fomentar la inclusión y garantizar que todas las perspectivas sean consideradas en la gestión de nuestras comunidades. Sin embargo, su implementación debe adaptarse a lo indicado por la propiedad horizontal o estatutos de la comunidad (por asistencia o representación) y siempre en busca del beneficio colectivo.

Lorenzo Calero López
Graduado en Estudios Inmobiliarios
Admón. de Fincas Colegiado

Marco legal

Ley de Propiedad Horizontal (LPH).

Más información

El contenido de este artículo es orientativo y puede no reflejar cambios legales recientes, jurisprudencias o avances tecnológicos. Si necesitas alguna consulta actualizada o especifica sobre este tema publicado, dinos ¿Cuál es?…, te informaremos SIN COMPROMISO 952 582 950